Come rispondere alle email delicate senza fare disastri?

 

Oggi parliamo di e-mail, ma non di e-mail normali, ma di e-mail delicate e strategiche.

Immaginati, ad esempio, la classica situazione del collega che ti attacca, e magari non ti attacca personalmente solo via e-mail, magari facendoti un rimprovero, ma addirittura mette in copia conoscenza visibile altri colleghi.

Quindi diventa veramente un attacco pubblico, pur se accaduto via mail.

Oppure immagina quelle email dove sei tu che devi inviare un rimprovero a qualcuno o magari devi prendere un accordo molto delicato con un socio, con un collaboratore, con un partner.

Tutte queste email qui, sono email particolarmente critiche, perché solitamente hanno un alto impatto emotivo, ma soprattutto hanno un alto impatto strategico sul tuo futuro.

Quindi vanno inviate con grande lucidità e grande cognizione di causa.

A questo proposito, oggi voglio darti un suggerimento della nonna che ho sviluppato nel corso degli anni, quando mi sono trovato a dover inviare decine e decine di volte email di questo tipo.

Ho fatto tutto un percorso per arrivare alla metodologia che ti sto dicendo adesso, che seppur semplice, nel mio caso si è rivelata molto molto efficace.

Allora, il mio metodo per gestire email come queste è un metodo in tre passi.

1) Il passo numero uno è questo: quando ricevo, o quando devo scrivere un’email di questo tipo, la prima roba che faccio è “scarico a terra” tutti i miei pensieri nel momento della massima emotività.

Quandi ricevo un’email che mi fa girare i 5 minuti, scrivo immediatamente tutto quello che mi viene in mente in quel momento, e questo proprio per liberare la mente da tutto quello che penso.

 

Stessa cosa se devo scrivere io un’email per primo a qualcuno.

A quel punto però non premo subito il fatidico tasto Invio.

Inutile dire che all’inizio della mia carriera lo facevo, ma in seguito ho aggiunto un delay, uno spazio tra il momento in cui invio e il momento in cui scrivo.

2) Ed è il passo numero due: aspettare almeno un paio d’ore e rivedere l’email un paio d’ore dopo.

Beh, già ti dico che aspettando un paio d’ore quello che farai sarà inevitabilmente andare a limare tutte le parole ad alto carico emotivo.

Il tono della tua email sarà totalmente diverso.

Fino a qualche anno fa, usavo questo sistema, ed era molto molto più efficiente del primo, ma quello che ha fatto veramente la differenza per me è stato il passaggio ancora successivo.

3) Che è il punto numero 3, ovvero: dormirci su una notte.

Sì, oggi prima di inviare un’email delicata, in qualsiasi caso, faccio passare la notte.

La mattina successiva quello che faccio è fare una specie di terza revisione della mia email e a quel punto, e solo a quel punto, premo il fatidico tasto Invio

Nella revisione finale quello che succede è che vedi le cose totalmente diverse, e veramente scrivi un’email dai toni molto pacati e molto lucidi.

Per la cronaca, ho anche provato a far passare due notti, ma ho notato che il risultato finale non cambiava granché.

Quindi, quello che succede dopo la prima notte è già valido.

In conclusione, se ti devi ricordare una sola cosa da tutto questo articolo, allora ricordati questa: sai che c’è il detto popolare che ti dice: “prima di rispondere quando sei emotivamente coinvolto, conta almeno fino a 10”.

Ecco, nelle email lo trasformerai così: “prima di rispondere fai passare almeno una notte”.