Perché è molto importante creare un manuale operativo?
Beh, mi viene da dire che non solo è “molto importante”, ma che si tratta di un vero e proprio asset aziendale, ma che purtroppo è estremamente sottovalutato.
Quando mi è venuta la folle idea di produrre questi video, ecco dimmi te se me ne devono venire in mente altre, mi sono trovato a dover imparare un sacco di cose nuove tutte insieme.
Beh, nell’occasione la mia mentalità imprenditoriale ha attivato un programma che mi capita di usare spesso: il programma “renditi replicabile”.
Questo è un programma che eredito dal mondo della formazione, dove è frequente incontrare guide operative e tutorial per ogni cosa.
Ora, senza andare nell’eccesso del mitico Aranzulla – che ha fatto il tutorial su come accendere l’iPad 😉 – la cosa che faccio io è che, quando ci sono certi task, creo un manuale operativo molto dettagliato, pensato in modo tale che se qualcun altro le leggesse… non ci sarebbe (quasi) bisogno di me.
A volte ci metto anche immagini, screenshot e filmati.
Ecco non ti nascondo che questo modo di fare è po’ lungo e laborioso, e onestamente non lo faccio per tutti i miei task, ma solo per i task che ho l’idea che un giorno potrebbero “passare di mano”.
Ma devo dire che, a dispetto del tempo che ci si dedica a creare questi manuali operativi, ci sono una serie di benefici che poi ti tornano indietro e che voglio portare alla tua consapevolezza.
Prima di tutto si dice che una cosa la impari davvero quando inizi ad insegnarla.
E questo è abbastanza vero perché insegnare ti mette nella condizione di farti domande “dietro le quinte” che altrimenti non ti faresti, e che ti fanno comprendere molto meglio il problema che stai affrontando.
Dunque il primo beneficio è quello di mettere “a terra” i processi, e liberare la mente alla fase di ottimizzazione.
Poi, come secondo vantaggio non da poco, c’è che quando hai un tutorial costruito in quel modo puoi molto più facilmente creare delle checklist operative a prova di errore.
E non sto qui a stressarti ancora su quanto siano importanti le checklist: perché te ne ho parlato già in questo articolo… ma sono importanti, molto importanti… ecco, magari vai a rileggerti l’articolo.
E infine, l’ultimo vantaggio che poi in realtà è il motivo stesso per cui fai tutto questo è che, quando è ora di delegare: ah… è già tutto pronto.
Formare una nuova figura ti richiede la metà del tempo che ti occorrerebbe normalmente.
Non solo: domani devi spostare una figura da una mansione all’altra?
Se ognuno ha il suo manuale operativo, allora la cosa è molto più rapida e indolore che se ognuno deve insegnare la sua mansione a voce.
Per non parlare poi dei casi imprevisti, tipo qualcuno che ti molla a metà senza preavviso, qualcuno che si ammala, qualcuno che va in ferie e devi sostituirlo.
Insomma: pensa alla comodità incredibile di avere un mini manuale per ogni posizione o task in azienda.
Si, è vero devi tenerlo aggiornato, e questo costa tempo.
Ma secondo il mio modo di vedere, i vantaggi superano di gran lunga gli svantaggi.
Anche perché alla fine, se ci pensi bene: le procedure che tirate fuori tu e il tuo staff sono uno degli asset più importanti dell’azienda.
In qualche modo anche loro sono l’azienda, insieme alle persone.
Cioè: è roba che un domani puoi addirittura VENDERE a un eventuale acquirente.
Ecco: allora come non lasceresti che tutti i dati di accesso della tua banca siano soltanto ricordati a memoria, anche se da qualcuno di tua fiducia, allo stesso modo non lasciare che tutte le procedure più importanti della tua azienda siano solo nella mente dei collaboratori.
E questo è un ulteriore, validissimo, motivo per il quale devi creare un manuale operativo!
E magari anche più di uno…
